Signature de courriel: misez sur la simplicité!

Il y a plus de deux ans, je rédigeais, en collaboration avec une collègue, un billet sur les signatures de courriel, un sujet sur lequel il fallait selon nous faire une certaine lumière. Ce billet a malheureusement disparu du Web et j’ai décidé, avec l’autorisation de ladite collègue, de l’actualiser pour le diffuser sur mon propre blogue. Voici donc le billet, datant de janvier 2012, revu et corrigé par votre humble blogueuse.

Qui n’a pas un jour lâché un juron en recevant un courriel avec une signature en image s’étant mystérieusement mise en fichier joint ou encore, en devant supprimer 50 lignes de contenu non pertinent en transférant un message?

iStock Video 23660935 [philpell]

Source: iStock [philpell]

Avez-vous déjà reçu un courriel lourd et long à télécharger alors qu’il ne contenait apparemment que du texte? Est-ce qu’il vous arrive de recevoir des images en pièce jointe, provenant visiblement de la signature « stylisée » de l’expéditeur, alors qu’elles n’ont aucun lien avec le sujet du courriel?

Pourquoi créer une signature de courriel complexe, en image ou contenant des images, ralentissant le téléchargement du message et empêchant d’en extraire le contenu texte? Voici plusieurs raisons pour NE PAS créer de signature de courriel en image.

Je déteste devoir tout réécrire

Petite mise en situation. Je reçois un courriel d’un potentiel partenaire en affaires qui m’invite à faire une visite sur son site Web puis à lui donner mes commentaires par courriel. Je me dirige instinctivement vers la fin de son courriel pour y trouver le lien vers son site Web et son adresse courriel, mais oh! Surprise! Je ne peux pas cliquer ni sur l’un, ni sur l’autre, car la signature de courriel est une image. Je ne peux pas non plus copier et coller l’adresse URL et l’adresse courriel, format jpeg oblige [insérer ici le juron de votre choix].

Je devrai donc tout retranscrire. Non, ce n’est pas la fin du monde, je vous l’accorde. Mais c’est une étape de plus que le client / partenaire / collaborateur / simple curieux ne devrait pas avoir à faire. De plus, pourquoi courir le risque que les gens N’AILLENT PAS sur votre site Web parce que c’est trop compliqué?

Les JPEG, c’est pour les images

Les images alourdissent les courriels, c’est bien connu. Alors pourquoi en rajouter avec votre signature? Une signature courriel sert à une seule chose: vous identifier et indiquer à vos destinataires où vous joindre. C’est tout. Peut-être aussi pour vous faire de la pub, c’est permis. Mais personne n’a besoin de savoir si votre graphiste est bon, si votre logo est mignon ou si vous avez l’œil artistique!

Bien que l’envoi et la réception de courriels se fait habituellement en HTML, il arrive que ce ne soit pas le cas. Qu’est-ce que vous pensez qui arrive quand le formatage du courriel ne suit pas et que le destinataire ne peut le recevoir en HTML? Il recevra votre message, mais avec les images en pièce jointe, ce qui peut semer la confusion lorsque d’autres pièces jointes ont été ajoutées au message. Encore une fois, cela oblige la personne qui reçoit le message à faire une étape de plus: ouvrir cette (ou ces) pièce jointe pour découvrir qu’il ne s’agit que d’une signature… Alors imaginez si la signature contient plusieurs images (logo officiel, logos de médias sociaux, image environnementale, etc.) et que l’on doive trier les « bonnes » pièces jointes des inutiles. Beaucoup de plaisir en perspective et, surtout, beaucoup de perte de temps.

Ma signature courriel est plus belle que la tienne

Depuis quelques années, nous avons assisté à une surenchère de signatures de courriel « design ». C’est comme si on vous entendait dire « ma signature de courriel est plus belle que la tienne ».

Alors, cher lecteur, êtes-vous en train de me dire que vous avez déboursé pour avoir une signature en image dans le bas de chacun de vos courriels? En quoi est-ce logique? En plus de rendre la vie plus difficile aux personnes qui recevront vos courriels en ne leur permettant pas de cliquer sur vos liens ou de copier et de coller vos coordonnées pour en faire un contact Outlook, en alourdissant vos courriels et en aboutissant en pièce jointe, votre signature courriel vous coûte cher!

Une signature optimisée ne veut pas dire de mettre votre nom en 20 points et en gras ou encore, d’y mettre votre photo parce que ça fait joli. Une signature optimisée veut dire utile, pratique et simple.

Mais alors, comment faire?

Vous vous demandez maintenant ce que devrait contenir votre nouvelle signature de courriel? Simplement ceci:

  • Nom
  • Fonction
  • Entreprise
  • Adresse postale complète incluant code postal et pays si vous travaillez à l’international
  • Téléphone et numéro de boîte vocale
  • Télécopieur (c’est parfois encore utile)
  • Courriel
  • Site Web
  • Médias sociaux (adresses au long comme www.facebook.com/mapagefan)

Notez bien que je n’ai pas la science infuse. Et que pour certains d’entre vous, il manque certains éléments essentiels; je pense notamment à mes amis juristes, ingénieurs ou architectes qui doivent ajouter des notes légales. Prenez cela comme une suggestion et, quand vous créerez votre signature, pensez comme si c’était vous qui recevait le courriel.

En terminant, retenez simplement ceci: visez la simplicité et évitez les frais supplémentaires. Car dans la vie, plus c’est simple… plus c’est simple!

NDLB: Merci à ma chère collègue Rachel Fleury de m’avoir permis de remettre sur la toile ce billet.

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